A megszűnt egészségügyi intézmények dokumentációinak kezelése és a jogutódlásból származó feladatok



Előkészítő munka

Az Egészségügyi Minisztérium 2007. év során döntést hozott, hogy a – jogutódláshoz kapcsolódó feladatok keretében – megszűnő önálló költségvetéssel rendelkező egészségügyi intézetek papír alapú és elektronikus dokumentációi (a levéltár részére átadandó dokumentáció kivételével) az Egészségügyi Készletgazdálkodási Intézet (továbbiakban: EKI) adatkezelésébe kerüljenek.

Jogutód nélkül megszűnt egészségügyi intézmények:

  • Országos Pszichiátriai és Neurológiai Intézet (OPNI)
  • Országos Gyógyintézeti Központ (OGYK)

  • Svábhegyi Országos Gyermekallergológiai, Pulmonológiai és Fejlődésneurológiai Intézet (SOGYPFI)

  • Országos Baleseti és Sürgősségi Intézet (OBSI)

a. A megszűnő intézmények gazdálkodásával kapcsolatos (működési jellegű) iratok átvételének jogszabályi akadálya nem volt. Felmérést követően a betegellátó osztályok kiköltözését követően az elszállítás megtörtént.

b. Az egészségügyi dokumentációk (egészségügyi adatok) kezelésére vonatkozóan szigorú szabályokat állít fel az 1997. évi XLVII. törvény. Meghatározza, hogy mely szervek lehetnek adatkezelők, amelyek a törvényi keretek között kezelhetnek személyes adatokat.

A betegellátó, az intézményvezető, az adatvédelmi felelős, az Országos Egészségbiztosítási Pénztár, továbbá közegészségügyi és járványügyi közérdekből a tiszti-főorvos, illetve közegészségügyi felügyelő, az ellátásszervező, továbbá a társadalombiztosítási igazgatási szervek, valamint az egészségügyi adatok nélkül (csak a személyi azonosító adat vonatkozásában) a lakossági célzott szűrővizsgálatok érdekében az egészségügyi államigazgatási szerv.

A szakértői vélemények egyértelműen megállapították a fenti rendelkezés alapján, hogy a megszűnő intézményeknél lévő egészségügyi dokumentáció egészét adatkezelőként törvénymódosítás nélkül az EKI nem vehette volna át.

Mindeközben az EKI feladatként kapta a Minisztériumtól a megszüntetésre kerülő intézmények iratanyagainak felmérését és javaslat készítését az iratanyagok rendezésére, feldolgozására, tárolására, biztonságos őrzésére. Az egészségügyi adatok kezelésével kapcsolatban az EKI az Ombudsmani Hivatallal folyamatosan konzultált és egyeztetett. Ennek eredményeként a felügyeleti szerv útján jogszabály módosítást kezdeményezett.

A Kormány az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok kezeléséről és védelméről szóló 1997. évi XLVII. törvény 38. §-ának (3) bekezdése alapján, az Alkotmány 35. § (1) bekezdés b) pontjában foglalt feladatkörében eljárva a 44/2008. (II.29.) Korm. rendelettel az egészségügyi dokumentációt kezelő jogutód nélküli megszűnés esetén az adatkezelési feladatok ellátására az Egészségügyi Készletgazdálkodási Intézetet jelölte ki.

A rendelet hatálybalépésével egy időben az EKI által elvégzett felmérés és javaslat alapján a munkafolyamatok elindításra kerültek.



Feladatok átadása

OPNI:

  • Az OPNI betegellátási feladatai más egészségügyi intézmények között osztották el.
  • OPNI Neuropathológiai Intézet Neuropathológiai osztálya feladat átvállalással átkerült a Semmelweis Egyetem Igazságügyi és Biztosítás-orvostani Intézetbe (metszetek, leletek).
  • Osztályok a Nyírő Gyula kórházba (jelenleg OPAI) kerültek.
  • 2008-ban az OPNI Tündérhegy rehabilitációs részlege átadásra került az Országos Orvosi Rehabilitációs Intézetnek (OORI).
  • Epilepszia központ az Országos Idegtudományi Intézethez került (OITI).

OGYK:

  • Az OGYK betegellátási feladatait, illetve betegellátó osztályok működtetését az Állami Egészségügyi Központ vette át (jelenleg: Magyar Honvédség Egészségügyi Központ).

SOGYPFI:

  • A SOGYPFI betegellátási feladatai az Egyesített Szent János és Szent Margit Kórházba kerültek át.

OBSI:

  • Az OBSI betegellátási feladatai a Péterfy Sándor utcai Kórház-Rendelőintézet és Baleseti Központba integrálódtak.


A megszűntetett intézetek átvett dokumentumai:

  • 2008 előtt keletkezett papíralapú egészségügyi dokumentációk és képalkotó diagnosztikai eljárással készült felvételek (OPNI, OGYK, SOGYPFI),
  • 1869-1945 között keletkezett maradandó értéket képviselő kórrajzok (OPNI),
  • működési iratok (OPNI, OGYK, SOGYPFI, OBSI),
  • pathológiai szerv- és szövetminták (OPNI, OGYK),
  • elektronikus adathordozón található egészségügyi és működési adatok (OPNI, OGYK, SOGYPFI).


Múzeum, könyvtár átadása:

2008-ban az OPNI múzeumot átadtuk a Magyar Tudományos Akadémiának, a könyvtár a SOTE Pszichiátriai Klinikájához, illetve az OITI-hez került.

OGYK könyvtára 2009-ben Honvédelmi Minisztériumhoz (egyéb orvosi könyvek), 2010-ben az Országos Rabbiképző zsidó egyetemhez került (antik zsidó könyvek).

SOGYPFI könyvtárát 2009-ben a Heim Pál Gyermekkórház vette át.



Egészségügyi dokumentumok feldolgozása

Az iratok elszállítása után megkezdődött - központosított közbeszerzési pályázat eredményeképpen megkötött szerződés teljesítéseként - az egészségügyi dokumentációk digitalizálása, melyet állományvédelem, hosszú távú megőrzés, valamint a hatékonyabb adatszolgáltatás miatt végeztünk. Ezt egy begyűjtési, felmérési folyamat előzte meg.

A kórházakból történő elszállítás során felmértük a dokumentumok mennyiségét, minőségét, rendezettségét, feldolgozhatóságát, majd feldolgozási ütemtervet alakítottunk ki.

A gyorsabb, hatékonyabb munkavégzéshez legfontosabb feladat az iratok rendezése volt. Az iratokat válogattuk: kórlap, évkörök – keletkezési idő, abc, irat típusok szerint, több esetben az iratok minőségét is javítottuk. A feldolgozott dobozokat egyedi azonosítóval láttuk el, az iratok visszakeresését több adatbázis, dobozpozíció, raktártérkép segíti.

A munka 2009. augusztus 28-án befejeződött. A megszűnt intézetek feldolgozott egészségügyi dokumentumai elektronikus formában jelenleg fizikailag elkülönített szerveren találhatók.

Az intézetektől – elsősorban az OGYK-tól - állapotából adódóan nem szkennelhető (dohos, penészes) iratokat elkülönítve tároljuk. Ezekről jegyzék készült.

A magánszemélyeknek, hivatali szerveknek, egészségügyi személyzeteknek történő adatszolgáltatást a beteg személyazonosító adataira vonatkozó lekérdezéssel biztosítjuk.

Az OPNI 1945 előtt keletkezett dokumentumai kezdetben az EKI központjában voltak. Ezek a dokumentumok jelenleg rendezett állapotban, évkörökre szétválogatva vidéki raktárunkban vannak elhelyezve. Digitalizálásuk folyamatban van.



Működési dokumentumok feldolgozása

Az iratok elszállítása után megtörtént a dokumentumok rendezése, szétválogatása, mely során négy csoportot alakítottunk ki: igazgatás, bér-munkaügy, műszak, pénzügy. Az 1992. előtti bérkartonokat digitalizáltuk. Feldolgozás után az egészségügyi és működési iratokat tartalmazó dobozokat vidéki raktárainkba szállítottuk, dobozpozíciót, raktártérképet készítettünk. Az iratraktárunk a biztonsági előírásoknak megfelel, a hőmérsékletet és páratartalmat műszerekkel ellenőrizzük.

A kormány a jogutód nélkül megszűnt költségvetési szervként működő egészségügyi intézmények – ezen belül: Országos Pszichiátriai és Neurológiai Intézet, Országos Gyógyintézeti Központ, Svábhegyi Országos Gyermekallergológiai, Pulmonológiai és Fejlődésneurológiai Intézet - adatkezelési feladatainak ellátására a 214/2012. (VII. 30.) Korm. rendeletben az Országos Betegjogi, Ellátottjogi, Gyermekjogi és Dokumentációs Központot (OBDK) jelölte ki. Mint központi hivatal 2012. szeptember 1-én kezdte meg a működését.

2013. február 13-án kelt - OBDK, mint adatkezelő és az EKI, mint adatfeldolgozó között létrejött - szerződés alapján az OBDK-nak a kért adatok kiadására vonatkozó engedélyének megadása után továbbra is Intézetünk gondoskodik a beérkező egészségügyi dokumentációk megkeresésének teljesítéséről.