Egészségügyi dokumentumok kezelése

A megszűnt központi egészségügyi intézetekkel kapcsolatos dokumentációs jellegű feladatok EKI általi elvégzése:

1. Előkészítő munka

Az Egészségügyi Minisztérium 2007. év során döntést hozott, hogy a – jogutódláshoz kapcsolódó feladatok keretében – megszűnő központi egészségügyi intézetek valamennyi papír alapú és elektronikus dokumentációit (a levéltár részére átadandó dokumentáció kivételével) az EKI vegye át kezelésre.

a. A megszűnő intézmények gazdálkodásával kapcsolatos (működési jellegű) iratok átvételének jogszabályi akadálya nem volt. Felmérést követően – a gyógyító osztályok kiköltözését követően az elszállítás megtörtént.

b. Az egészségügyi dokumentációk (egészségügyi adatok) kezelésére vonatkozóan viszont szigorú szabályokat állít fel az 1997. évi XLVII. Törvény. Meghatározza, hogy kik, mely szervek lehetnek adatkezelők, amelyek a törvényi keretek között kezelhetnek személyes adatokat; a betegellátó, az intézményvezető, az adatvédelmi felelős, az Egészségbiztosítási Felügyelet, továbbá közegészségügyi és járványügyi közérdekből a tiszti-főorvos, illetve közegészségügyi felügyelő, az ellátásszervező, továbbá az egészségbiztosítási szerv, a Nyugdíjbiztosítási Alap kezeléséért felelős nyugdíjbiztosítási szerv, valamint az egészségügyi adatok nélkül (csak a személyi azonosító adat vonatkozásában) a lakossági célzott szűrővizsgálatok érdekében az egészségügyi államigazgatási szerv. A szakértői vélemények is egyértelműen megállapították a fenti rendelkezés alapján, hogy a megszűnő intézményeknél lévő egészségügyi dokumentáció egészét adatkezelőként törvénymódosítás nélkül az EKI nem veheti át.

Mindeközben az EKI feladatként kapta a Minisztériumtól a megszüntetésre kerülő intézmények iratanyagainak felmérését és javaslat készítését az iratféleségek rendezésére, feldolgozására, tárolására, biztonságos őrzésére. Az egészségügyi adatok kezelésével kapcsolatban az EKI az Ombudsmani Hivatallal folyamatosan konzultált és egyeztetett. Ennek eredményeként – és végső megoldásként – jogszabály módosítást kezdeményezett a felügyeleti szerv útján.

A Kormány az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok kezeléséről és védelméről szóló 1997. évi XLVII. Törvény 38. §-ának (3) bekezdése alapján, az Alkotmány 35. § (1) bekezdés b) pontjában foglalt feladatkörében eljárva a 44/2008. (II.29.) Korm. rendelettel az egészségügyi dokumentációt kezelő jogutód nélküli megszűnés esetén az adatkezelési feladatok ellátására az Egészségügyi Készletgazdálkodási Intézetet jelölte ki.

2. Adatfeldolgozás

A rendelet hatálybalépésével egy időben az EKI által elvégzett felmérés és javaslat alapján a munkafolyamatok elindításra kerültek.

A megszüntetett intézetek átvett dokumentumai a következők szerint kerültek szétbontásra, és elkülönített tárolásra:
• Egészségügyi adatokat tartalmazó papíralapú, ill. rtg. filmek az alábbi részletezésben:
- 1885-1945-ig keletkezett történelmi értékű kordokumentumok (OPNI)
- 1945-2008-ig keletkezett egészségügyi adatok
• Működési iratok
• Pathológiai szerv- és szövetminták
• Elektronikus adathordozón található egészségügyi és működési adatok.

Papír alapú dokumentumok feldolgozása

Az OPNI 1945 előtt keletkezett dokumentumai az EKI központjában nyertek elhelyezést. Ezek az anyagok jelenleg feldolgozás, rendszerezés nélküliek, a kutathatóság szempontjából katalogizálni kell őket.

A dokumentáció átvételére az illetékes Országos Levéltárral felvettük a kapcsolatot.

OPNI esetében – feladatátvállalás keretén belül – a Levéltári Törvény értelmében osztott iratátadással a 10 éven belül keletkezett betegdokumentációk az Országos Idegsebészeti Tudományok Intézetének és a Pathológiai Intézetnek kerültek átadásra.

Valamennyi megszűnt intézettől a keletkezett többi dokumentum elszállításra került az EKI raktárbázisára. 2009. augusztus 28-án (az elektronikus feldolgozásra alkalmatlan dokumentumok kivételével) befejeződött a – központosított közbeszerzési pályázati lehívás eredményeképpen megkötött szerződés teljesítéseként – az egészségügyi dokumentációk digitalizálása. Az EKI a digitalizálási folyamatokat, az adatok visszanyerését rendszeresen ellenőrizte.

Az intézetek feldolgozott betegdokumentumai elektronikus formában jelenleg fizikailag elkülönített szerveren találhatók, ahonnan a folyamatos adatszolgáltatást biztosítjuk.

Az informatikai adatbázisban a kódszám alapján, valamint a beteg személyes adataira való lekérdezéssel biztosítjuk a folyamatos adatszolgáltatást a külső szervek és hatóságok, valamint lakossági megkeresések esetében.

Megjegyezni kívánjuk, hogy az intézetektől - kiemelten OGYK-tól - állapotából adódóan nem szkennelhető (dohos, vizes, penészes) dokumentumokat elkülönülten tároljuk. Ezekről jegyzék készült.

Az alapdokumentumok az EKI raktárában kerültek irattározásra polcrendszeren elhelyezett bedobozolt, kódszámmal ellátott formában. Az EKI megkísérli biztosítani mindazon feltételeket, amelyek egy ideiglenes raktárban elvárhatóak (a 24 órás őrzést, a hőmérsékletet, és a folyamatos tűzvédelmet)

Meg kell jegyeznünk azonban, hogy ezek a feltételek – bár sok esetben jelentősen jobb körülményt teremtenek az adatkezeléshez, mint a regnáló gyógyító intézeteknél, de korántsem elégítik ki a korszerű dokumentumtárolás előírt követelményeit!

Működési iratok az irattári terv főbb megoszlási csoportjait alapul véve kerültek az EKI telephelyén rendszerezésre és elektronikus rögzítésre. Visszakereshetőségüket exel táblázatos adatbázis biztosítja. A raktárbázis riasztóval felszerelve biztonságos őrzés- és tűzvédelemmel rendelkezik.